Você sabia que viagens corporativas podem custar de 2 a 4 vezes mais do que viagens de lazer?
O faturamento das atividades relacionadas às viagens corporativas no Brasil chegou a R$ 7,8 bilhões em abril, alta de 299% na comparação com o mesmo período do ano passado.
Também foi apontado, nesse mesmo levantamento criado pela FecomercioSP em parceria com a ALAGEV, que a passagem é quase sempre o componente mais caro na viagem. Os gastos com hotéis, alimentação e transportes também são bastante relevantes, com preços superiores à inflação geral.
Reduzir os custos é fundamental para garantir a saúde financeira da sua organização e aproveitar os benefícios que as viagens corporativas acarretam para a sua empresa.
Continue lendo o nosso texto para conhecer 5 dicas essenciais para diminuir os custos de forma simples e prática.
1. Fazer um bom planejamento
Quanto antes você fizer o seu planejamento de viagem, mais barata ela poderá ficar!
Essa é a primeira etapa fundamental para economizar: será possível conseguir passagens aéreas com melhores preços e comparar as hospedagens e as distâncias dos compromissos para fazer uma estimativa de gastos com transportes.
Se a viagem também envolve grupos maiores de colaboradores, é possível firmar parcerias e conseguir descontos com fornecedores.
É importante lembrar que as escolhas feitas para gerar economia devem envolver a garantia do Duty of Care do viajante. O Duty of Care é o dever que a empresa tem de cuidar do viajante, de sua segurança e da sua integridade durante viagens corporativas.
Então, procurando por possibilidades viáveis previamente, o gestor garante preços mais acessíveis e a satisfação dos funcionários.
2. Calcule os gastos corretamente
Muito dinheiro pode acabar sendo desperdiçado com erros ao calcular errado despesas de viagens corporativas.
Depois do planejamento, é preciso definir um teto máximo de gastos, levando em consideração também os imprevistos que podem ocorrer.
Geralmente, as empresas conseguem calcular por volta de 70% dos gastos reais da viagem com compra de passagens aéreas, reservas de hotéis e locação de veículos. O restante, como gastos com alimentação e deslocamentos representam entre 30% e 40% dos custos totais da viagem.
Para chegar em uma média realista, você pode contar com um histórico e relatórios de despesas de viagens anteriores. Os documentos permitem que o gestor verifique quais foram os gastos feitos, em quais situações e em quais lugares. Por isso, é importante que todas as notas e recibos sejam fornecidos pelo viajante!
Usar a tecnologia de plataformas digitais no lugar de planilhas também evita que dados sejam perdidos. A automatização desse processo de gestão de despesas permite que os gastos de viagens corporativas sejam consultados em tempo real e evita a necessidade do colaborador guardar as notas físicas.
3. Viagens corporativas exigem uma política de reembolso
Uma boa política de reembolso evita fraudes e diminui a possibilidade de eventuais processos trabalhistas. Ela define o que é e não é reembolsável, assim como o tempo e a forma escolhida para prestar as contas.
Assim, o dinheiro é gasto com mais consciência. Lembre-se de sempre pedir os documentos fiscais com o maior detalhamento possível.
4. Contrate uma agência de viagens corporativas
As agências de viagens corporativas costumam garantir vantagens exclusivas para as empresas, como é o caso da Voetur Turismo.
A experiência do time e a alta demanda que concentram faz com que consigam negociar valores diferenciados com parceiros de diferentes segmentos, como hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos.
Além de realizar a pesquisa das tarifas mais econômicas, elas costumam disponibilizar plataformas para o acompanhamento das despesas em tempo real e com sistemas de fluxo de aprovação para que a política de viagens seja seguida à risca.
As agências de viagens corporativas ainda contam com suporte 24 horas para ajudar com eventuais remarcações de voos e outras emergências.
5. Realize uma pesquisa de satisfação
Esse passo final é muito importante para entender eventuais acertos e falhas da viagem. O feedback do seu funcionário será, junto aos relatórios de despesas, um termômetro importante para avaliar o serviço das agências e seus fornecedores.
A pesquisa de satisfação possibilita realizar possíveis ajustes na política de viagens da companhia e, assim, melhorar a qualidade dos serviços para as próximas viagens corporativas.
Gostou das dicas? Baixe gratuitamente o nosso e-book sobre o assunto, para saber como evitar custos desnecessários nas suas próximas viagens corporativas.
Fale com a Voetur Turismo
Contamos com quase quatro décadas de experiência em viagens corporativas e de lazer!
Com três escritórios no Brasil e mais de trezentos colaboradores, temos orgulho de servir clientes de pequeno, médio e grande portes, nacionais e internacionais, nos mais diversos segmentos de mercado.
Navegue pelo nosso site e saiba mais!
Leia também:
Travel tech: o que é esse conceito?
Etias: saiba tudo sobre o novo sistema que dará acesso à Europa
